Smart Working, Ende der Vereinfachungen: Was ändert sich?
Die Covid-19-Pandemie war ein echtes Erdbeben für Unternehmen und die Arbeitswelt. Viele Unternehmen mussten ihre Organisationsstruktur, ihre Produktionsprozesse, ihre Kommunikationssysteme und ihre Büros überdenken, um sich an die neuen Anforderungen eines sich wandelnden sozioökonomischen Szenarios anzupassen. Der Einsatz digitaler Technologien hat diesen Wandel zweifellos erleichtert und dazu beigetragen, die Richtung zu bestimmen, in die sich die meisten Organisationen entwickelt haben.
Wir bewegen uns auf ein neues Arbeits- und Produktionskonzept zu, das agiler und flexibler ist und uns von vielen Zwängen befreit, die das „klassische“ Verständnis von Arbeit kennzeichneten.
Eingangs sollten wir allerdings eines klarstellen: Was die Unternehmen bisher umgesetzt haben, ist aus technischer und rechtlicher Sicht nicht Smart Working, sondern Remote Working. Dank der Einführung der vereinfachten Regelung durften viele Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeiten: Die einzige Verpflichtung bestand darin, dem Arbeitsministerium auf elektronischem Wege die Namen der Arbeitnehmer und das Datum der Beendigung des Arbeitsmodus mitzuteilen. In dieser Notlage haben sich viele Unternehmen für die Telearbeit entschieden und damit die bereits seit 2017 geltende Gesetzgebung erfüllt, was die großen Vorteile dieser Arbeitsform sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber deutlich gemacht hat. Jetzt stehen wir jedoch vor einer anderen Herausforderung: der des eigentlichen Smart Working.
Smart Working unterscheidet sich von der Telearbeit durch eine neue Unternehmensorganisation, die auf dem Wechsel zwischen der Arbeit im Büro oder von zuhause aus basiert.
Die Frist für die vereinfachte Regelung wurde vom 30. Juni auf den 31. August verlängert. Das bedeutet, dass Unternehmen, die Smart Working in vollem Umfang einführen wollen, bis Ende August Zeit haben, sich intern umzuorganisieren, um diese neue Arbeitsform auf fruchtbare und effiziente Weise umzusetzen, und dass sie dann ab dem 1. September individuelle Vereinbarungen mit den betroffenen Arbeitnehmern schließen müssen, um deren Rechte und Pflichten festzulegen. Kurz gesagt, der Arbeitnehmer kann einige Tage in der Woche aus der Ferne arbeiten, und zwar an einem Ort seiner Wahl (natürlich unter Einhaltung der Sicherheitsvorschriften), und er muss einige Tage in der Woche Präsenz garantieren.
Das Ziel besteht natürlich darin, das richtige Maß zu finden zwischen dem Bedürfnis des Arbeitgebers nach Kontrolle und Überprüfung der Arbeit einerseits und dem Bedürfnis des Arbeitnehmers nach Abkopplung andererseits.
Wir dürfen nämlich nicht vergessen, dass der Hauptzweck des Smart Working, der bereits in der Gesetzgebung von 2017 unterstrichen wurde, darin besteht, sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer Privatleben und Arbeit besser miteinander vereinbaren können. Sind wir für diese Herausforderung überhaupt bereit? Aus meiner Erfahrung kann ich sagen, dass große Organisationen, vor allem solche die international tätig sind, diesen Wandel bereits vollzogen haben, da sie alle Vorteile in Bezug auf Einsparungen, aber auch organisatorische Flexibilität, erkannt haben und sich bereits entsprechend ausgerüstet haben, um das Smkart Working optimal zu nutzen. Anders sieht es bei kleinen Unternehmen aus, wo der Widerstand gegen Veränderungen groß ist und wo, nach der plötzlichen Beschleunigung durch die Pandemie, nun eine Rückkehr zu traditionelleren Arbeitsweisen zu beobachten ist. Tatsächlich besteht häufig die Tendenz, Smart Working instinktiv mit Produktivitätseinbußen in Verbindung zu bringen, obwohl es in Wirklichkeit keinen direkten Zusammenhang gibt.
Es gibt keinen direkten Zusammenhang zwischen Smart Working und Einbußen in Sachen Produktivität. Es hängt davon ab, wie Smart Working in einer Organisation eingeführt, formalisiert und umgesetzt wird.
Ich bin daher der Meinung, dass Smart Working auch für kleine und mittlere Unternehmen eine Chance sein kann. Eine Chance, die sich zweifellos in Einsparungen, aber auch Modernisierung von Systemen und Arbeitsprozessen äußert, mit potenziellen Vorteilen für das Wohlbefinden der Arbeitnehmer und auch für die Produktivität des Unternehmens. Aber zwischen Theorie und Praxis liegen natürlich die Planung, die Umstrukturierung des Unternehmens und die Verhandlung. Ohne solide, gut durchdachte Unternehmensstrategien und klare, gut strukturierte Vereinbarungen mit den Mitarbeitern wird die Einführung von Smart Working nicht die gewünschten Ergebnisse bringen.